Jij bent het niet alleen: we hebben het allemaal drukker dan vroeger. Elke taak op een tijdbesparende manier uitvoeren, voelt tegenwoordig gewoon onmogelijk.

Of u nu een werkende moeder, een student of een eigenaar van een klein bedrijf bent, het beheren van uw tijd kan een uitdaging zijn. Hoe vindt iemand tussen lessen, vergaderingen, doktersafspraken en naschoolse evenementen voor kinderen tijd voor lichaamsbeweging of, de hemel verhoede, plezier?

We hebben allemaal 24 uur in een dag. Dus hoe lijken sommige mensen door hun taken te razen terwijl de rest van ons ploetert? Ze hebben geleerd hoe ze zowel tijdbesparend als effectief kunnen zijn.

Inhoudsopgave

1. Wat betekent het om tijdbesparend te zijn?
2. Effectief versus efficiënt
3. 6 manieren om tijdbesparend te zijn
4. Bottom Line
5. Meer over tijdbeheer

Wat betekent het om tijdbesparend te zijn?

Merriam-Webster definieert efficiënt als: In staat om de gewenste resultaten te produceren met weinig of geen verspilling (van tijd of materiaal).^[1]Maar wat betekent het om daadwerkelijk efficiënt te zijn in hoe u uw dagen doorbrengt?

Tijdbesparend zijn betekent onderhandelen over de omstandigheden van elke dag en ervoor zorgen dat je genoeg tijd hebt voor niet-onderhandelbare zaken zoals slaap en zelfzorg. Efficiëntie betekent niet altijd dat u 's ochtends aan een bureau gaat zitten, een takenlijst afwerkt en het kantoor om 17.00 uur verlaat. Efficiëntie betekent je best doen, ondanks interne en externe factoren, en voldoende tijd overhouden om voor jezelf te zorgen.

Ik begin mijn werkdagen met het opschrijven van mijn deliverables. Het is echter onvermijdelijk dat ik verstrikt raakt in een onverwachte vergadering of een investeerdersoproep. Ja, ik zou de hele nacht op kunnen blijven om het werk te doen om mijn deadlines te halen - maar als ik dat deed, zou ik de volgende dag te moe zijn om iets gedaan te krijgen. Dat is effectief, niet efficiënt.

Om efficiënt te zijn, kan ik het werk verdelen met een collega, of de helft van de opdracht voltooien en uitstel aanvragen.

Wanneer je werk, ouderschap en een sociaal leven combineert, moet je je dagen continu optimaliseren en jezelf verantwoordelijk houden. Maar je moet natuurlijk ook nog effectief zijn.Adverteren

Effectief versus efficiënt

Simpel gezegd, effectief zijn gaat over het bereiken van een specifiek resultaat; efficiënt zijn betekent dat resultaat bereiken zonder tijd of moeite te verspillen . In theorie moet je tijdbesparend zijn om effectief te zijn, maar dat is niet altijd het geval.

Bekijk het zo: je hebt een taak die je een uur moet kosten. Maar tussen afleidingen zoals internet en geklets op kantoor, kost die taak je vier uur. Je hebt je einddoel bereikt, dus je was effectief, maar je was niet efficiënt omdat het veel langer duurde dan zou moeten.

Als je een baan hebt met een dak boven je hoofd en eten op je tafel, betekent dit dat je effectief genoeg bent op je werk om een ​​maandelijks salaris te krijgen. Uw salaris geeft echter waarschijnlijk niet weer hoeveel tijd u per betaalperiode op sociale media doorbrengt.

De uitzondering zijn ondernemers en freelancers. Om meer geld te verdienen, moeten mensen die een bedrijf hebben, zowel effectief als efficiënt zijn.

6 manieren om tijdbesparend te zijn

Effectiviteit is een bijproduct van efficiëntie. Hoewel het veilig is om te zeggen dat de meeste ondernemers efficiënt zijn, is het een vaardigheid die oefening vereist.

Zelfs als u geen winstgevend bedrijf probeert te runnen, kunt u er toch van profiteren door te werken zoals succesvolle bedrijfsleiders dat doen.

1. Stel meetbare doelen in

Hoewel elke ondernemer zijn of haar eigen methode heeft, stellen productiviteitsexperts voor om SMART doelen . Specifieke, meetbare, haalbare, realistische en tijdsafhankelijke doelen bevorderen zowel efficiëntie als effectiviteit - ze kunnen niet alleen realistisch worden bereikt, maar de voortgang in de richting ervan kan kwantitatief worden gecontroleerd^[2].

U kunt meer leren over SMART-doelen met de volgende video:Adverteren

Stel dat u $ 100.000 per kwartaal wilt binnenhalen. U kunt wekelijkse mijlpalen van $ 8.000 instellen, waardoor het doel beter beheersbaar wordt en u een buffer krijgt voor het geval u een week te kort komt.

Door doelen te stellen, kun je tijdbesparend werken, omdat het je energie richt op wat je wilt. Dat verbetert op zijn beurt uw vermogen om die doelen te bereiken.

2. Communiceer op uw voorwaarden

Of het nu gaat om maaltijdplanning of productontwikkeling, bij de meeste projecten is een team nodig. Dat betekent echter niet dat u uw e-mail elke vijf minuten moet vernieuwen voor updates. Werkende professionals verspillen gemiddeld 21 minuten per dag door simpelweg hun inbox te controleren^[3]. Over vier werkweken, dat is bijna 7 uur per maand dat je zou kunnen terugverdienen.

Vooral ondernemers moeten voorzichtig zijn met e-mail. Berichten van beleggers verdienen bijvoorbeeld een snelle reactie. Maakt het eigenlijk uit hoe snel u die welkomstmail voor werknemers leest waarop u bent gekopieerd?

Als een medewerker direct iets nodig heeft, vraag dan of hij of zij u belt of langskomt op kantoor. Stel een tijd in en besteed een of twee uur per week aan: door je volle inbox bladeren om ervoor te zorgen dat u niets cruciaals mist.

3. Standaard ingesteld op Vertrouwen

Zelfs als je niet met een team werkt, ben je nog steeds afhankelijk van anderen. Toen mijn vrouw en ik een wasruimte boven in ons huis toevoegden, moest ik erop vertrouwen dat de aannemers hun werk zouden doen. Ik moest mijn vrouw vertrouwen om al die vragen te beantwoorden. Waar wil je het hebben? vragen die onvermijdelijk opkwamen.

Als ik niet in gebreke was gebleven om te vertrouwen, zou ik het project hebben vertraagd en misschien zelfs helemaal hebben geschrapt.

Leer anderen op dezelfde manier te vertrouwen als je romantische partner. Wees duidelijk over je bedoelingen. Zorg ervoor dat uw acties overeenkomen met uw woorden en ga ervan uit dat anderen dat ook doen.Adverteren

Wees oprecht in hoe je communiceert. Het belangrijkste is dat je accepteert dat anderen unieke individuen zijn. Niet iedereen werkt of communiceert op dezelfde manier, en dat is oké.

4. Neem regelmatig pauze

Hoe meer tijd je aan een project besteedt, hoe sneller je het voor elkaar krijgt, toch? Niet noodzakelijk.

Onderzoek wijst uit dat de meest productieve, tijdbesparende werknemers eigenlijk de meeste pauzes nemen. Uit een onderzoek van de Draugiem Group bleek dat het ideale werkritme eigenlijk 52 minuten is, gevolgd door 17 minuten pauze^[4]. Hoewel de studie niet naar andere soorten werk keek, is het een goede gok dat pauzes de efficiëntie over de hele linie bevorderen.

Stel een timer in om u eraan te herinneren elk uur een pauze te nemen. Als kortere intervallen geschikter zijn voor uw taak, probeer dan de Techniek tomaat . Werk 25 minuten en doe dan iets anders voor de volgende vijf^[5]. U krijgt niet alleen meer gedaan, maar u zult ook minder gestrest zijn.

5. Gebruik je bronnen

Niet zo lang geleden moest ik een aantal bomen in mijn tuin kappen om mijn huis te beschermen. Ik had de boegzaag kunnen uittrekken en het volgende uur langzaam door de kofferbak kunnen snijden, maar dat deed ik niet, omdat ik een kettingzaag in de garage had staan. Toen ik het eenmaal had opgestart, duurde het werk aan de boom ongeveer tien minuten, waardoor ik extra tijd had voor andere taken.

Neem dezelfde aanpak op het werk. Als u informatie tussen meerdere browservensters op uw computer moet overbrengen, kunt u constant heen en weer klikken tussen meerdere tabbladen. Of u kunt de reservemonitor in de opslag aansluiten, zodat u sneller kunt werken en minder fouten kunt maken.

6. Weet wanneer je nee moet zeggen

Kleine projecten hebben de slechte gewoonte om in grotere projecten op te bollen. Als je alleen je tuin wilt maaien, houd je daar dan aan. Zeg niet tegen jezelf (of laat je door iemand anders vertellen) dat je ook de struiken moet snoeien en onkruid moet wieden.

Doe wat je wilt en ga verder. Dat is zowel effectief als tijdbesparend.Adverteren

Wat als het een werkproject is? Je kunt misschien niet rechtstreeks nee tegen je baas zeggen, maar je kunt alternatieven voorstellen. Als je bang bent dat een taak tijdverspilling is, gooi dan een ander idee overboord.

Als je echt geen tijd in je agenda hebt, vraag hem of haar dan om je te helpen prioriteiten te stellen in je projectenlijst. Als je het goed doet, zal je baas je misschien bedanken voor het besparen van tijd voor het bedrijf.

Een volledig begrip van tijdmanagement is essentieel om te weten wanneer je nee moet zeggen en wanneer iets zinvol kan zijn voor een tijdsinvestering.

Leer meer over de kunst van het nee zeggen met Dit artikel.

Bottom Line

Plannen is de sleutel. Of je nu een ondernemer bent zoals ik of een thuisblijvende ouder, je hebt werk te doen. Het werk zelf kan verschillen, maar de waarde van tijdbesparend en effectief zijn niet. Als je wilt slagen - en tijd voor jezelf over wilt hebben - denk dan na voordat je de dag verpest.

Wijs werken is beter dan hard werken. Anderen leren vertrouwen is belangrijker dan dat het resultaat er precies zo uitziet als je in gedachten had. Efficiëntie en effectiviteit kunnen verschillen, maar beide komen neer op twee dingen: een plan hebben en bijsturen als dat nodig is.

Meer over tijdbeheer

• 20 snelle tips voor tijdbeheer om uw productiviteit een boost te geven
• 10 praktische manieren om uw tijdmanagementvaardigheden te verbeteren
• Productief zijn op het werk: 9 basisregels

Uitgelichte foto tegoed: Alex Presa via unsplash.com

Referentie