Het maakt niet uit hoe georganiseerd je bent, hoe je systeem in elkaar zit, hoe zorgvuldig je bent met het verwerken van je inbox, het maken van een takenlijst en het werken met je agenda, als je niet af en toe stopt om naar het grote geheel te kijken, raak je overweldigd . Je eindigt gewoon reageren naar wat er naar je wordt gegooid, in plaats van proactief creëren de omstandigheden van je leven.

Bijna elke productiviteitsexpert beveelt een soort beoordeling aan, of het nu een formeel proces is dat je doorloopt (zoals David Allen aanbeveelt) of gewoon een paar minuten van me tijd om na te denken over waar je bent. Hoewel er niets magisch is aan de week als tijdseenheid, wekelijks zo'n review doen lijkt het beste te werken - het is een tijdsblok dat heel diep in ons geworteld is als planningseenheid.Adverteren

Hoewel er veel variaties zijn op het beoordelingsthema. het basisidee is hetzelfde, ongeacht naar welk systeem je kijkt. Een wekelijkse evaluatie komt neer op drie vragen:

1. Wat moet ik de komende week doen?
2. Wat doe ik fout dat gerepareerd moet worden?
3. Welke nieuwe dingen moet ik doen om mijn leven in de richting te brengen die ik wil?

Uw recensie voorbereiden

Hoewel sommige mensen het goed doen door hun beoordeling te doen wanneer ze tijd hebben, zal het voor de meeste mensen veel vruchtbaarder zijn om elke week tijd te hebben voor een beoordeling. Het moet een gewoonte zijn, een vaste afspraak die je met jezelf maakt.

• Plan je wekelijkse beoordeling in je agenda. Gun jezelf minstens een uur, liefst twee.
• Maak al je werk af voordat de beoordeling begint.
• Ga comfortabel zitten. Misschien wil je ergens heen waar je niet associeert met werk.
• Neem 5-10 minuten stilte. Mediteer, krabbel of staar gewoon naar het hoofd - wat er ook nodig is om een ​​buffer te vormen tussen jou en je dagelijkse dingen.
• Heb iets om in/op te schrijven.
• Zorg dat je niet gestoord wordt. Dit is jouw tijd!

De GTD wekelijkse recensie

Ik heb al een behoorlijk grondig overzicht geschreven van de wekelijkse beoordeling zoals gedefinieerd door David Allen, dus ik zal beginnen met te herhalen wat ik daar zei. Volgens Allen zou een wekelijkse beoordeling uit de volgende stappen moeten bestaan:Adverteren

1. Verzamel al je losse papieren en stop ze in je inbox voor verwerking.
2. Verwerk je notities om actiepunten, afspraken, nieuwe projecten, enz.
3. Bekijk uw vorige agendagegevens om u te herinneren aan ideeën, taken, enz. die u op dat moment misschien niet had vastgelegd.
4. Bekijk je aankomende agenda om te zien of er nieuwe acties zijn die u aan uw lijsten moet toevoegen.
5. Maak je hoofd leeg. Schrijf alles op wat u momenteel bezighoudt of uw aandacht trekt.
6. Bekijk uw projectlijsten om de status van elk project te bepalen en of er acties zijn die u moet ondernemen om elk project vooruit te helpen.
7. Bekijk uw volgende actielijsten. Breng ze up-to-date door alle acties die je al hebt voltooid te markeren. Gebruik voltooide acties als triggers om u te herinneren aan eventuele verdere stappen die u moet nemen, niet dat een actie is uitgevoerd.
8. Review wachten op lijsten. Voeg passende follow-ups toe aan uw actielijsten. Vink alles af dat je al hebt ontvangen.
9. Bekijk alle relevante checklists.
10. Bekijk je ooit/misschien lijst en beslis of er iets is dat u op uw actieve projectenlijst wilt zetten.
11. Bekijk uw projectondersteuningsbestanden om ervoor te zorgen dat u geen nieuwe acties hebt gemist die u moet ondernemen.
12. Wees creatief en moedig. Dit is het moeilijkste en meest slecht beschreven deel van het proces in de boeken van Allen, wat jammer is, want hier gebeurt de magie. Nadat je je hoofd hebt vrijgemaakt van alles wat je op dit moment moet doen, kun je de tijd nemen om nieuwe ideeën te bedenken - riskante, creatieve, enz. In wezen een vrije brainstormsessie over het onderwerp wat zou ik kunnen doen?

Deze stappen volgen een indeling in drie fasen:

1. Krijg duidelijk: Bind eventuele losse eindjes van de week ervoor aan elkaar, zodat u een blik op de toekomst kunt richten.
2. Actueel krijgen: Plan de stappen die u de komende week moet nemen om de projecten waaraan u momenteel werkt vooruit te helpen.
3. Wees creatief: Denk na over en begin met het plannen van dingen die u zou kunnen doen om uw leven een nieuwe richting op te sturen, of om u voorbij uw huidige niveau te brengen.

Een andere kijk op de wekelijkse beoordeling

Ik beschouw mijn wekelijkse beoordeling liever als een reeks vragen om te beantwoorden, in plaats van een reeks stappen om door te bladeren. Hoewel ik nog steeds probeer om wekelijks een review te doen (elke twee weken lijkt mij echter praktischer), doe ik ook een paar mini-reviews als de tijd het toelaat tussen de volledige reviews.

Een mini-review bestaat uit slechts een paar vragen:Adverteren

1. Waar moet ik de komende dagen aan werken?
2. Welke deadlines heb ik op komst?
3. Zijn er nieuwe projecten waar ik tijd voor heb?

Ik doe dit met mijn Moleskine voor me en maak een lijst van taken terwijl ik over elk van die vragen nadenk. (Later zal ik ze overzetten naar mijn taakbeheersysteem - een mini-review is voor mij een soort van vastleggen in plaats van verwerken.)

Het punt van de mini-review is alleen maar om ervoor te zorgen dat ik op het goede spoor blijf en niets belangrijks tussen de oren laat vallen. Als ik ga zitten om een ​​volledige beoordeling te doen, maak ik me meer zorgen over de manier waarop mijn leven in het algemeen verloopt. De volledige review bestaat uit deze vragen:

1. Waar moet ik de komende dagen aan werken?
2. Welke deadlines heb ik op komst?
3. Zijn er nieuwe projecten waar ik tijd voor heb?
4. Wat ging er de afgelopen week mis? Welke lessen kan ik daaruit leren?
5. Wat ging er de afgelopen week goed? Hoe kan ik ervoor zorgen dat dat meer gebeurt?
6. Hoe goed houd ik me aan al mijn taken en verplichtingen?
7. Wat komt er aan waar ik me op moet voorbereiden?
8. Wat voor hulp heb ik nodig?
9. Draagt ​​alles wat ik doe bij aan mijn vooruitgang in de richting van mijn doelen? Wat kan ik doen aan de dingen die dat niet zijn?
10. Ben ik blij met waar ik sta? Wat zou ik willen veranderen?
11. Wat zijn mijn doelen voor de komende week? Maand? 90 dagen?

Ik vind het vraag/antwoord-formaat beter dan de stapsgewijze indeling van Allen, omdat a) ik de meeste praktische dingen toch dagelijks doe, en b) ik vind het prettig dat de focus van (de meeste van) deze vragen bij mij ligt, in plaats van bij dan mijn spullen.Adverteren

Dat is tenslotte het punt van de recensie - niet om bij te blijven met de dingen die je zou moeten doen, maar om bij jezelf in te checken. En dat is belangrijk - we hebben de neiging om weerstand te bieden aan het te nauw kijken naar onszelf, hetzij omdat het egoïstisch of narcistisch aanvoelt, of omdat we bang zijn voor wat we zullen vinden als we te goed kijken .

Als dat te papperig voor je klinkt, dan heb je het waarschijnlijk meer nodig dan de meesten. Want zoals ik blijf zeggen, het doel van al deze productiviteitsdingen is niet om meer gedaan te krijgen. Het is om een ​​beter leven te leiden.