Het vereist productief zijn om dingen correct en op tijd gedaan te krijgen. Dus hoe weet je welke taken essentieel zijn en welke kunnen wachten? Het antwoord staat in de Prioritization Matrix, ook wel bekend als de Eisenhower Matrix.

De matrix dankt zijn naam aan Dwight David Eisenhower.

Eisenhower was generaal in het Amerikaanse leger en de 34e president van de Verenigde Staten van 1953 tot 1961. Als vijfsterrengeneraal en opperbevelhebber in het Amerikaanse leger stelde hij de strategie op voor een geallieerde invasie van Europa.^[1]

Eisenhower moest elke keer moeilijke beslissingen nemen over welke taken hij prioriteit moest geven van de vele taken waar hij zich dagelijks op moest concentreren. Dus bedacht hij de beroemde Eisenhower Matrix, of de Prioritization Matrix.

Inhoudsopgave

1. Wat is de prioriteitenmatrix?
2. Hoe de prioriteitenmatrix te gebruiken
3. Gevolgtrekking
4. Meer tips over prioriteiten stellen

Wat is de prioriteitenmatrix?

De Prioritization Matrix is ​​een tool om uw taken te beoordelen op urgentie. Het helpt u de kritieke activiteiten en taken te kennen die u moet omzeilen en kan nuttig zijn bij projectbeheer, kleine bedrijven of persoonlijke taken.

Eisenhower zei beroemd over de matrix:

De meeste taken die urgent zijn, zijn niet belangrijk, en de meeste taken die belangrijk zijn, zijn niet urgent.

Dit citaat werd de stelregel voor Eisenhower bij het beheren van zijn tijd.

Er zijn vier kwadranten in de Prioritization Matrix, die helpen bij het vergelijken van keuzes van wat u als eerste en als laatste moet doen, zodat u projecten kunt prioriteren en een strategisch plan kunt maken^[2].

Adverteren

De kwadranten zijn:

• Doen
• Planning
• Delegeren
• Verwijderen

Doen

Do is het eerste kwadrant in de Prioriteringsmatrix en bevat belangrijke activiteiten. Dat wil zeggen, die taken die u dringend moet uitvoeren - crises, deadlines en problemen die uw dringende aandacht nodig hebben en die zeer relevant zijn voor uw levensmissie.

Hoe weet je welke taak in dit kwadrant valt?

Begin met het analyseren van uw prioriteiten en stel vervolgens vast of het binnen de 'doe het nu'-criteria valt. Als de taak binnen een dag of binnen 24 tot 48 uur haalbaar is, is het dringend.

Een andere benadering die u kunt gebruiken bij het prioriteren van taken in deze categorie, is door het eet de kikker-principe van Mark Twain over te nemen. Dit principe beveelt aan om de meest urgente activiteiten te doen zodra je wakker wordt.

Hier is een praktisch voorbeeld.

Stel dat u een contentstrategie moet opstellen en een rapport moet indienen bij uw manager. Het is zaterdag en de deadline voor inzending is maandag. Kunnen we zeggen dat de activiteit dringend is? Vast en zeker!

Planning

Het tweede kwadrant van de prioriteitenmatrix is ​​Schema. De Prioriteringsmatrix classificeert taken in deze categorie als belangrijk maar niet zo urgent.

Het zijn langetermijndoelstellingen en -taken zonder directe deadline. Die taken kunnen meditatie, een dagboek bijhouden, studeren, tijd voor het gezin en sporten omvatten.

U kunt in dit kwadrant activiteiten plannen voor een andere periode. U moet bijvoorbeeld sporten voor een goede gezondheid, maar u kunt er ook tijd voor vrijmaken.Adverteren

Plan deze activiteiten zo in dat ze niet overgaan in het kwadrant Do of Urgent. Zorg ervoor dat u voldoende tijd heeft om ze uit te voeren.

Delegeren

Het derde kwadrant van de prioriteitenmatrix is ​​Delegeren.

Deze taken zijn niet belangrijk voor u, maar zijn vrij urgent voor anderen. Hier komt teamwerk om de hoek kijken.

U kunt technisch taken in deze categorie uitvoeren, maar het is logisch om: hen delegeren . Door taken te delegeren, heb je meer tijd om activiteiten in je eerste twee kwadranten uit te voeren.

U dient ook toezicht te houden op de taken die u hebt gedelegeerd. Het is alleen maar tijdverspilling als je geen volgsysteem hebt voor gedelegeerde taken.

Verwijderen

Het laatste kwadrant benadrukt uw productiviteitsmoordenaars. Het zijn taken die niet belangrijk zijn voor uw doelen en niet urgent zijn. De enige manier om uw productiviteit te verhogen, is door ze te elimineren.

Enkele voorbeelden zijn constant je telefoon checken, films kijken of videogames spelen.

Het kunnen ook slechte gewoonten zijn die u moet identificeren en verwijderen uit uw dagelijkse en wekelijkse schema.

Succesvolle mensen hebben geleerd prioriteiten te stellen en vast te houden aan wat belangrijk is. Ze hebben geleerd een beter persoon voor een taak te vinden of minder belangrijke taken te elimineren.

Laten we eens kijken naar twee inspirerende persoonlijkheden die hun prioriteitensysteem hebben ontworpen.Adverteren

Warren Buffet ontwikkelde een prioriteringsmodel met twee lijsten om te bepalen welke taak zijn beste aandacht verdient. Waar het op neerkomt, is het omzeilen van dingen die belangrijk en nuttig zijn, maar niet bovenaan de prioriteitenlijst staan.

Mark Ford, een bedrijfsadviseur, marketeer, selfmade miljonair en auteur bedacht zijn strategie:

Begin te werken aan de meest cruciale prioriteit, neem een ​​pauze, werk aan de op één na belangrijkste taak, neem een ​​pauze en sorteer dan de minder belangrijke activiteiten en eventuele taken die hij tegen de middag van andere personen heeft ontvangen.^[3]

Hoe de prioriteitenmatrix te gebruiken

Het gebruik van de prioriteitenmatrix kan lastig zijn als je er nieuw in bent, maar door een paar eenvoudige stappen te volgen, kun je leren om het op de best mogelijke manier te gebruiken.

1. Lijst en rangschik uw prioriteiten

Markeer alle taken die u op een dag moet uitvoeren. Classificeer ze vervolgensmet gewogen criteriaop basis van urgentie en belang.

Identificeer elke activiteit die onmiddellijke actie vereist. Ik verwijs naar een taak die, als je die dag niet voltooit, ernstige gevolgen kan hebben. Als u bijvoorbeeld uw contentstrategie niet indient, kunnen andere contentschrijvers niet werken. Dit betekent dat u moet controleren op afhankelijkheden met hoge prioriteit.

2. Definieer de waarde

De volgende stap is om het belang te onderzoeken en te beoordelen welke van hen het meest van invloed zijn op uw bedrijf of organisatie. Als vuistregel kunt u controleren welke taken een hogere prioriteit hebben dan andere. U moet bijvoorbeeld aan de eisen van de klant voldoen voordat u interne werkzaamheden uitvoert.

U kunt ook de waarde schatten door te onderzoeken hoe de taak van invloed is op de mensen en klanten in de organisatie. Kortom, hoe meer impact een taak heeft op mensen of de organisatie, hoe hoger de prioriteit.

3. Haal de meest uitdagende taak eruit

Uitstelgedrag is geen symptoom van luiheid, maar vermijden wel. De waarheid is dat u doorgaans taken vermijdt die u niet wilt doen. De voormalige CEO van Goldman Sachs, Lloyd Blankfein, zei ooit dat hij de meest gevreesde taak als eerste zou uitvoeren als hij op kantoor aankwam.

Brian Tracy noemde deze taken de kikkers die je moet eten. Dat zal de zeurende angst wegnemen, die druk op je legt als je noodzakelijke taken uitstelt^[4]. Dit is waar de Prioritering Matrix kan helpen; eet de Do kikkers onmiddellijk op.Adverteren

Als je hulp nodig hebt bij het overwinnen van uitstelgedrag, kijk dan op Dit artikel .

4. Weet wat belangrijk voor je is

Zolang je in deze kosmos bent, zul je altijd andere keuzes tegenkomen die in strijd kunnen zijn met je doelen. Een fantastische promotie die veel reizen vereist, zal u bijvoorbeeld isoleren van belangrijke relaties. Als u niet prioriteitsbewust bent, kunt u het accepteren, ook al is uw gezin uw prioriteit.

Daarom is het logisch om te identificeren wat belangrijk voor je is en om jezelf voor te bereiden om die belangrijke dingen niet te compromitteren voor onmiddellijk plezier of gewin.

Yogi Berra schreef het op deze manier:

Als je je bestemming niet weet, kan het zijn dat je ergens anders terecht komt.

5. Stel regelmatig geen werktijd in

YouTube-CEO Susan Wojcicki heeft een regel ingesteld om haar e-mails niet tussen 18:00 en 21:00 uur te checken. Volgens een CNN Business-rapport was ze de eerste vrouw die zwangerschapsverlof vroeg toen Google net begon. Ze geeft prioriteit aan etenstijd met haar familie, ondanks dat ze de CEO van YouTube is^[5].

Is het mogelijk om buiten het werk tijd vrij te maken voor onze relaties en interesses?

Natuurlijk, en daarom moet je je niet-werktijd vastleggen. Deze aanpak stelt u in staat uw energieniveau voor de volgende taak te vernieuwen. Ook bent u in de beste positie om introspectief te zijn, aangezien u zich niet in uw gebruikelijke werkzone bevindt.

6. Weet wanneer je moet stoppen

Je kunt soms alles op je lijst bereiken. Nadat u uw werklast hebt geprioriteerd en uw schattingen hebt beoordeeld, verwijdert u de resterende taken van uw prioriteitenlijst en concentreert u zich op uw meest urgente en belangrijke taken.

Gevolgtrekking

Het is niet genoeg om succesvol te zijn op het werk. Zorg ervoor dat u tijd vrijmaakt voor uw gezin en een belangrijke relatie in uw leven.Adverteren

Het kan lastig zijn om aan de slag te gaan en tijd te vinden, maar na wat oefening met het gebruik van de prioriteitenmatrix zult u merken dat u productiever bent en uw tijd beter kunt verdelen over de dingen die voor u belangrijk zijn.

Meer tips over prioriteiten stellen

• Hoe u de juiste prioriteiten kunt stellen in 10 minuten en 10x sneller kunt werken
• Terug naar de basis: prioriteiten stellen
• Prioriteit geven aan werk als alles belangrijk lijkt

Uitgelichte foto tegoed: William Iven via unsplash.com

Referentie