Time Management is de vaardigheid die alle andere vaardigheden ontgrendelt. En als u beter vooruit wilt komen, zal tijdbeheer helpen. Als u een betere balans tussen werk of privé wilt, is timemanagement het antwoord. Als je je minder overweldigd wilt voelen en meer controle wilt hebben, is het beter om je tijd beter te beheren. De kern van effectiever tijdbeheer is een tijdbeheersysteem en ondersteunt dat door een reeks lijsten. Deze sjablonen voor tijdbeheer kunnen u helpen bij het maken van die lijsten.

Als je beste vriend je tijdmanagementsysteem zou gebruiken, wat zou hij/zij dan zeggen?

Als u dit artikel leest, valt u waarschijnlijk in een van de 3 groepen;

• Die in Denial - 'Ik heb het zo druk dat ik geen tijd heb om mijn tijdbeheer te verbeteren.'
• Degenen in onwetendheid - 'Mijn tijdmanagementsysteem werkt al 15 jaar prima.'
• Diegenen in nood - 'Als dit kan helpen, zal ik het proberen, omdat ik zeker weet dat ik enkele verbeteringen kan aanbrengen.'

Deze sjablonen voor tijdbeheer zijn aantrekkelijk voor de groep 'Diegenen in Nood'. Ze zijn eenvoudig, praktisch en je kunt ze meteen gebruiken. Als je de tijd had gehad, had je gelijkaardige sjablonen gemaakt. Het is moeilijk als je in de loopgraven zit.

Mijn passie is om anderen te helpen en omdat ik 14 jaar lang een fervent student en trainer van timemanagement ben geweest, wilde ik iets delen van wat ik had geleerd. Op de harde manier geleerd, dus dat hoeft niet.

Elk van de 14 tijdmanagementsjablonen gebruiken

De sjablonen zijn ontworpen in volgorde van hoe ze moeten worden gebruikt. De eerste is de moeilijkste, Belangrijkste resultaatgebieden (KRA) en dan worden ze steeds gemakkelijker. Bijvoorbeeld de ‘Dagelijkse To Do List’, de ‘Projectenlijst’ en de ‘Wekelijkse Evaluatie’.

1. Belangrijkste resultaatgebieden Sjabloon voor tijdbeheer

Stel je het voetbalteam voor dat je steunt, of als je er geen hebt, een team dat een vriend ondersteunt, of gewoon een team waarvan je hebt gehoord. De mijne is Oxford United (Cue the gentle abuse!). De KPI (Key Performance Indicator) van Oxford United zal waarschijnlijk de competitie winnen. Dit is een teamdoel dat iedereen in het team wil bereiken. Dit doel is niet voor een individu. Oxford United wint misschien de competitie, maar heeft elke speler 'aan hun gewicht getrokken'? Dit is waar KRA's belangrijk zijn. EEN Sleutelresultaatgebied (KRA) is een individueel doel. Het idee is dat als elke persoon werkt aan het bereiken van zijn KRA, het team zijn KPI moet bereiken. Terugkomend op ons voetbalteam, kan de KRA van de keeper een 'clean sheet' zijn. De KRA van de aanvaller is om één doelpunt per wedstrijd te scoren, en de KRA van de verdediger is om 80% van hun tackles te winnen. Wat is jouw KRA?

Actie: Voltooi uw KRA's met behulp van tijdbeheersjabloon #1, zodat u nu weet waarom u op de loonlijst staat - KRA's. Adverteren

2. Dagelijkse takenlijst Sjabloon voor tijdbeheer

Deze sjabloon voor tijdbeheer is het gemakkelijkst te begrijpen, omdat u alleen een lijst nodig heeft van wat u elke dag gaat doen. De uitdaging is dat veel mensen een doorlopende to-do-lijst schrijven en geen to-do-lijst voor elke dag. Elke dag een to-do-lijst hebben, focust de geest. Als je niet elke dag een to-do-lijst hebt, gebeuren er twee dingen. Ten eerste zit je vast in je e-mailinbox omdat we daardoor denken dat we hard aan het werk zijn en dus ‘druk’ zijn. Ten tweede zal iemand anders je dag vullen met taken als je de taken niet zelf hebt gekozen. Deze taken kunnen komen in de vorm van e-mails, een verzoek van een baas of acties die u tijdens een vergadering ontvangt. ‘Maak elke dag een plan, anders heeft iemand er een voor je’. Een dagelijkse takenlijst is de basis van elk tijdbeheersysteem. Gebruik deze sjabloon elke dag.

Actie: Maak een lijst van wat u morgen gaat doen met behulp van sjabloon 2 voor tijdbeheer, zodat u uw plan hebt: de dagelijkse takenlijst.

3. Projectenlijst Sjabloon voor tijdbeheer

Zeer weinig mensen hebben een 'levende en ademende' projectenlijst. Sommigen hebben er een, maar het is een keer geschreven en is sindsdien niet meer bijgewerkt. Een projectenlijst is een middel om te weten wat de grote dingen zijn. Die dingen die de grootste positieve impact zullen hebben op onze KRA's. Het is de verbinding tussen de dagelijkse takenlijst en de reden dat u op de loonlijst staat, de belangrijkste resultaatgebieden. Door een projectenlijst te hebben, heb je transparantie over de grote en belangrijke dingen. Onderzoek leert ons dat elke persoon op elk moment tussen de 50 en 70 projecten heeft lopen (thuis en werk). Deze sjabloon vraagt ​​gewoon om 14.

Actie: Voltooi een lijst met projecten waaraan u werkt met behulp van tijdbeheersjabloon #3 om de 'grote dingen' bij te houden - de projectenlijst.

4. Vergaderacties Sjabloon voor tijdbeheer

Vergaderen is het noodzakelijke kwaad van elke kenniswerker. We kunnen niet van ze weg. Ze lijken te zijn waar de uren verloren gaan en niets wordt bereikt. Een van de belangrijkste redenen hiervoor is dat de acties niet of niet goed genoeg worden vastgelegd om iets wezenlijks te laten gebeuren. Natuurlijk zijn het behalen van doelstellingen, de juiste aanwezigen, focus, etc. ook allemaal geldige redenen. Deze sjabloon begint met het vastleggen van de acties. Dit komt omdat door duidelijke acties vast te leggen, mensen geen ruimte hebben om te kronkelen door te zeggen: 'Ik dacht dat hij dat deed', 'Of wat betekende die actie?', of 'Ik heb de acties pas gisteren gekregen. De bijeenkomst 2 weken geleden’.

Actie: Voltooi tijdbeheersjabloon #4 zodat u de kans vergroot dat acties worden voltooid - Meeting Actions.

5. Wachten op lijst Sjabloon voor tijdbeheer

Je delegeert aan mensen. Mensen hierboven. Mensen hieronder. Mensen aan de kant. Hoe houd je bij wie je wanneer hebt gevraagd om te doen? Een wachtlijst helpt u bij te houden. Deze sjabloon biedt een plek om te parkeren waar je om hebt gevraagd, zodat je de persoon niet blijft achtervolgen en zodat het duidelijk is wanneer je de taak wilt voltooien. En dat vergeet je natuurlijk niet. De sleutel tot een succesvolle Waiting For List is om deze te beoordelen. Dit kan elke dag zijn, terwijl het een nieuw onderdeel is in uw tijdmanagementsysteem. 'Verder op de weg' is het misschien alleen aan het begin en aan het einde van de week als u vertrouwd raakt met het gebruik van deze sjabloon.Adverteren

Actie: Voltooi een Wachten op met behulp van tijdbeheersjabloon #5, zodat u de controle hebt over wat u hebt gedelegeerd - Wachtlijst.

6. Afleidingslijst Sjabloon voor tijdbeheer

Een van de grootste uitdagingen van timemanagement, en vooral in een open kantoortuin, is het starten en voltooien van een taak. Studenten op onze on training timemanagement vertel ons dat dit de reden is dat ze het gevoel hebben dat ze niets gedaan krijgen. Dat komt mede doordat kenniswerkers met zoveel ballen moeten jongleren. Deels is het omdat we talmen omdat we ‘een taak niet leuk vinden’. Voornamelijk omdat ze geen gestructureerde manier hebben om met dwalende gedachten om te gaan. Een ‘Afleidingslijst’ is een eenvoudig sjabloon dat u op uw bureau zou bewaren. Dan, terwijl je je op één taak concentreert en er gedachten in je hoofd komen, schrijf je ze op, zet je ze uit je hoofd, zodat je weer aan de taak kunt beginnen. Er wordt meer dan 50% tijd aan een taak toegevoegd door deze niet in één keer te starten en af ​​te ronden. Print en bewaar deze sjabloon op je bureau of houd hem open op je scherm.

Actie: Voltooi de sjabloon voor tijdbeheer van de afleidingslijst #6, zodat u zich kunt concentreren op het voltooien van één taak van begin tot eind: afleidingslijst.

7. Wekelijkse doelen Sjabloon voor tijdbeheer

Stel je een verkoopteam voor zonder verkoopdoel, of het voetbalteam van Oxford United dat elke zaterdag gaat spelen 'gewoon voor de kick'. Zo is het ook met timemanagement. U heeft waarschijnlijk doelen (KPI's en KRA's) voor het jaar of het kwartaal. Deze sjablonen dagen je uit om doelen voor de week te hebben. Aan het begin van de week vraagt ​​deze template: ‘Als je terug zou kijken op deze week, wat zou je dan graag bereikt hebben?’. Door onze doelen voor de week op te schrijven, helpt het ons om ons te concentreren op wat belangrijk is, omdat we 'vastzitten in de loopgraven' van e-mails, telefoontjes en vergaderingen. Idealiter zouden de wekelijkse doelen een positieve impact hebben op de prioritaire projecten, die op hun beurt een impact hebben op uw KRA's, die een impact hebben op de KPI's. Als dit gebeurt, heb je een stalen ketting van schakels die dwars door je tijdmanagement loopt en het verbonden en sterk houdt.

Actie: Voltooi je wekelijkse doelen voor deze week, zodat je hebt vastgesteld wat je wilt bereiken met behulp van tijdmanagementsjabloon #7 - Wekelijkse doelen.

8. Wekelijkse evaluatie Sjabloon voor tijdbeheer

Aan het begin van de week heb je het sjabloon ‘Wekelijkse doelen’ ingevuld met de 7 dingen die je die week wilt bereiken. Aan het einde van de week is het logisch om te zien hoe je het hebt gedaan. De sjabloon Wekelijkse evaluatie vraagt ​​of u die wekelijkse doelen hebt bereikt met een eenvoudige tool genaamd 'PMI' - Positief, Min en Interessant. Aan het einde van de week schrijf je 3 dingen die positief waren over de week, 3 dingen die min, of minder goed waren over de week, en 3 dingen die interessant waren aan de week. Bijvoorbeeld 'P: Geweldige ontmoeting met nieuwe klant ABC', 'M: Slechts 4 van de 7 doelen behaald' en 'I: Twee van mijn team ziek'. In het laatste vak wordt u gevraagd om een ​​eenmalige beheeractie uit te voeren nadat u uw week hebt geëvalueerd, b.v. 'Ik zal plan in mijn agenda 1 uur per week voor het XYZ-project.’

Actie: Voltooi de wekelijkse evaluatie zodat u weet of u uw wekelijkse doelen hebt bereikt met behulp van tijdmanagementsjabloon #8 - Wekelijkse evaluatie. Adverteren

9. Maandelijkse doelen Sjabloon voor tijdbeheer

Vergelijkbaar met 'Wekelijkse doelen'. Deze sjabloon vraagt ​​je om de grote dingen op te schrijven die je die maand wilt bereiken.

10. Maandelijkse evaluatie Sjabloon voor tijdbeheer

Het tijdmanagementsjabloon 'Maandelijkse evaluatie' vraagt ​​u om de doelen te evalueren die u op het sjabloon 'Maandelijkse doelen' hebt geschreven.

11. Jaarlijkse doelen Sjabloon voor tijdbeheer

Het sjabloon 'Jaardoelen' maakt de reeks doelen compleet; Wekelijks, maandelijks en vervolgens jaarlijks. De uitdaging bij het stellen van jaardoelen is om ze groot genoeg te maken om een ​​jaardoel te zijn, maar niet zo groot dat ze 'levensdoelen' kunnen zijn. Levensdoelen worden in deze templates niet besproken.

12. Jaarlijkse evaluatie Sjabloon voor tijdbeheer

De in januari afgeronde 'Jaarlijkse Evaluatie' gaat over een terugblik op het afgelopen jaar. Identificeren wat werkte, wat niet werkte, en de geleerde les voor het schrijven van de jaarlijkse doelen voor het volgende jaar.

13. Op een dag misschien lijst Sjabloon voor tijdbeheer

Deze sjabloon is essentieel om een ​​van de belangrijkste denkrichtingen van een effectieve tijdmanager te bereiken. De mentaliteit wordt het best samengevat door de zin: 'De meest succesvolle mensen zijn degenen met de lege hoofden'. De dagelijkse takenlijst en de projectenlijst zijn geweldige sjablonen voor het beheren van onze directe en grote taken. De Some Day May Be-lijst is een plek om al die dingen te plaatsen die je wilt doen, maar ze zijn nu gewoon niet urgent of belangrijk. Enkele voorbeelden zijn: 'Alle documenten van het huis indienen', 'Pensioen krijgen', 'Schrijf een opvolgingsplan voor het bedrijf'.

Actie: Vul de Some Day Maybe-lijst in zodat je een plek hebt om 'al het andere' te plaatsen met behulp van de tijdmanagementsjabloon #13 - Some Day Maybe-lijst.

14. Projecttijdbeheer Sjabloon

De gemiddelde kenniswerker beheert projecten en als ze eerlijk zijn tegen zichzelf, is hun ervaring met het managen van projecten precies wat ze autodidact hebben geleerd. Ze hebben misschien gehoord van grote IT-projecten die worden beheerd met Gantt-diagrammen of kwalificaties zoals Prins2 . Toch verlangen ze naar iets eenvoudigs dat hen controle geeft zonder te omslachtig te zijn om te gebruiken. Deze sjabloon van één pagina helpt u uw belangrijke projecten beter te beheren door u beter voor te bereiden en vermijden van de belangrijkste redenen waarom projecten mislukken .Adverteren

Actie: Voltooi de Project Time Management Template #14 om je beter voor te bereiden op belangrijke projecten en om ze op schema te houden – Project Template.

Download en gebruik deze sjablonen voor tijdbeheer

Download deze 14 Time Management-sjablonen voor gebruik met pen en papier .

Download deze 14 Time Management-sjablonen om ze op het scherm te voltooien.

Begin met het opnemen van een van deze sjablonen in uw tijdbeheersysteem. Een week later nog een, totdat u de sjabloon gewoonlijk gebruikt. Het duurt 21 keer om een ​​gewoonte aan te leren. U kunt nu meer georganiseerd worden. Succes!

Uitgelichte foto tegoed: Je was op sonovate.com