In mijn veertig jaar werk heb ik altijd geklaagd over lange, saaie en onproductieve vergaderingen, dus word lid van de club! Ja, vergaderingen in oude stijl hebben negatieve effecten op het moreel, de productiviteit en de motivatie.^[1]

Hij (Warren Buffett) laat zijn agenda niet vollopen met nutteloze vergaderingen.– Bill Gates

Dus waarom kunnen vergaderingen niet korter, productiever en zelfs, mag ik het zeggen, leuk zijn?

Het goede nieuws is dat veel bedrijven nu het voortouw nemen bij het beheren van hun vergaderingen.

Hier zijn 12 geheimen voor een productieve vergadering. Als u manager of teamleider bent, wilt u deze misschien implementeren. Als je lid bent van een team, kun je altijd suggesties doen zodat vergaderingen echt superproductief kunnen worden.

1. Tijd is niet het echte probleem

De meeste mensen klagen dat ze niet genoeg tijd hebben en dat vergaderingen hen van dit kostbare goed kunnen beroven. Een andere manier om ernaar te kijken is door je simpelweg te concentreren op de energieniveaus die je hebt.

Plan pauzes in zodat het productiviteitsniveau maximaal blijft.Adverteren

Beheer je energie, niet je tijd. – Tony Schwartz

2. Maak vergaderingen korter

Het instellen van een tijdslimiet van 10 of 15 minuten kan echt helpen. Sommige managers krijgen zelfs een timer zodat deze afgaat wanneer de vergadering is afgelopen. Het is geen toeval dat TED-talks een maximum van 18 minuten hebben.

De reden is dat al het onderzoek aantoont dat onze aandachtsspanne geleidelijk afneemt als vergaderingen of gesprekken langer duren. Studies uitgevoerd aan de Texas Christian University tonen aan dat studenten meer informatie onthouden na kortere lessen.^[twee]

3. Plan vergaderingen alleen wanneer dat nodig is

De meeste bedrijven hebben een vaste tijd en dag voor vergaderingen. Dit betekent dat de productiviteit wordt vertraagd, alleen vanwege een vast schema.

Het is veel beter om af te spreken wanneer dingen gedaan moeten worden, beslissingen zijn genomen en actiepunten zijn afgerond.

4. Ontmoet staand of ergens anders

NAARzeer interessant onderzoeklaat zien dat zitten de territoriale problemen vergroot.^[3]

Mensen voelen zich op hun gemak en willen ook hun positie of gezag laten gelden.Dit is niet zo gemakkelijk te doen bij het opstaan. Adverteren

Deelnemers voelen zich minder op hun gemak en willen sneller zaken gedaan krijgen. Er zijn andere innovatieve manieren om te vergaderen.

Maar waar u ook bent, wees innovatief met uw ruimte. Probeer een staande vergadering of verlaat de bureaus en ga naar het park. Stap uit je dagelijkse omgeving.- Richard Branson

5. Plan de agenda van tevoren

Een korte vergadering heeft nog steeds een agenda nodig en deze moet indien mogelijk vóór de vergadering worden verspreid. Het helpt mensen zich voor te bereiden en zich te concentreren op de onderwerpen die besproken moeten worden.

Hier is Hoe u een moordende vergaderagenda kunt maken die eenvoudig en effectief is? .

6. Creëer een smartphonevrije zone

Vraag mensen naar hun collega's die smartphones of tablets gebruiken tijdens vergaderingen. De meerderheid heeft hier een hekel aan omdat het een gebrek aan respect toont en ook laat zien dat volledige participatie fragmentarisch of afwezig is.^[4]

Het is veel beter om van de vergaderruimte een smartphonevrije zone te maken en mensen aan te moedigen om telefoons buiten in een mand te laten staan, met de post-its eraan vastgemaakt. Het Witte Huis doet dit al.

7. Beperk het aantal deelnemers

Dit is een van de aanbevelingen die worden genoemd in de post van Kristen Gil, 'Start-Up Speed'.^[5]Ze is VP Business Operations bij Google.Adverteren

Als je de aanwezigen beperkt tot degenen die direct betrokken zijn bij een project of procedure, hebben de anderen meer tijd om door te gaan met hun werk.

8. Voer de vergadering uit als een uurwerk

Het voorzitten van een vergadering is een zeer kundige taak. Idealiter moet u enkele of alle van de volgende handelingen uitvoeren:

• Vermeld het doel van de bijeenkomst, bijv. – We komen vandaag bijeen om het bezoek van de auditors af te ronden.
• Houd off-topic interventies van de agenda. Ze kunnen op de ‘parkeerplaats’ gezet worden als er tijd aan het einde is.
• Moedig iedereen aan om mee te doen.
• Ontmoedig de opscheppers.
• Houd je aan de toegewezen tijd.

9. Haal actiepunten weg

De persoon die de vergadering leidt, moet de hele zaak binnen de korte tijdspanne op het goede spoor houden.

In de praktijk betekent dit dat mensen aan het eind een lijst met actiepunten hebben en dat deze worden getagd aan de DRI (Directly Responsible Individual).^[6]

10. Transittijd toestaan

Zorg ervoor dat er voor de vergadering voldoende tijd wordt ingepland, zodat mensen er ook daadwerkelijk op tijd kunnen zijn.

Door tien minuten voor en na andere afspraken toe te staan, kunnen mensen hun zaakjes op orde krijgen en hun afwezigheid plannen, ook al is het maar een heel korte.

De beslissingen worden bijgehouden en deze kunnen als herinnering naar alle deelnemers worden gemaild.Adverteren

11. Overzichtsresultaten en plan voor de volgende vergadering

Ervan uitgaande dat de actiepunten de nodige resultaten zullen opleveren, is het altijd een goed idee om te schetsen wat de volgende vergadering zou moeten behandelen.

Dit hoeft niet in steen gebeiteld te worden, maar moet passen in de business- en marketingplannen. Het helpt ook om langetermijndoelstellingen te benadrukken.

12. Training voor vergadervaardigheden aanmoedigen

Het delegeren van een aantal vergadertaken zowel voor als tijdens de vergadering is een geweldige manier om het trainen van vergadervaardigheden te benaderen.

Bepaal wie verantwoordelijk is voor het noteren van actiepunten, timing en agenda's. Dit kan bij toerbeurt, zodat u nog steeds de algehele verantwoordelijkheid draagt ​​voor het leiden van de vergadering. Bekijk deze tips om effectief notulen van vergaderingen te schrijven: Hoe u geweldige vergaderminuten schrijft, zodat er niets verloren gaat in de vertaling

Meer over productiviteit op het werk

• Productief zijn op het werk: 9 basisregels
• 6 eenvoudige gewoonten op het werk die uw productiviteit onmiddellijk zullen verhogen
• De Pomodoro-techniek: is het geschikt voor u om de productiviteit te verhogen?
• Hoe de productiviteitsformule werknemers kan motiveren om efficiënt te werken

Uitgelichte foto tegoed: Unsplash via unsplash.com

Referentie