Het vermogen om te delegeren is een van de kenmerken van een succesvolle leider. Delegeren is een van de beste management tools voor het verhogen van het moreel van de werknemers, de werktevredenheid, het vertrouwen tussen teamleden en manager en de bedrijfsresultaten. Het helpt ook bij timemanagement.

Hoewel effectieve delegatietechnieken zelden worden aangeleerd, is het goede nieuws dat delegeren een vaardigheid is die net als elke andere kan worden verworven.

Inhoudsopgave

1. Wat is delegatie?
2. Hoe verbetert de delegatie het teambeheer?
3. Hoe op de juiste manier te delegeren?
4. Weten wat wel en niet mag worden gedelegeerd
   • Wat moet worden gedelegeerd?
   • Wat mag niet worden gedelegeerd?
5. Gevolgtrekking
6. Meer tips over het delegeren van taken

Wat is delegatie?

Delegeren kan worden gedefinieerd als het machtigen om voor een ander op te treden.^[1]Met deze verleende macht is een persoon, meestal een ondergeschikte, in staat om specifieke activiteiten uit te voeren (normaal gegeven door een manager of supervisor). Delegatie is een managementtool die is ontworpen om de efficiëntie van een organisatie te vergroten.^[2]Het zorgt ervoor dat de doelen van de organisatie kunnen worden opgesplitst in taken en worden toegewezen aan het teamlid dat het meest geschikt is voor de taak. Dat gezegd hebbende, de meeste ondernemers en managers zijn notoir slecht in delegeren. Maar waarom?

Zoals eerder vermeld, leren de meeste organisaties hun managers niet hoe ze moeten delegeren. Er zijn echter een aantal andere redenen waarom managers aarzelen om te delegeren, waaronder:

Ze geloven dat niemand het werk zo goed kan doen als zij

Managers moeten delegeren omdat het hun verantwoordelijkheid is om toezicht te houden op werknemers. Ze kunnen en mogen niet al het werk zelf doen. Het is de taak van een leider om zijn teamleden te begeleiden, motiveren en overzien om een ​​doel te bereiken.

Ze denken dat het te veel tijd kost om iemand op te leiden

Onderdeel van het begeleiden en motiveren van teamleden is training. Ja, het kost extra tijd om een ​​medewerker te trainen in een nieuwe taak, maar je moet het zien als een investering. Stel je voor dat het een uur extra per dag kost om iemand te trainen om een ​​taak uit te voeren, en die training duurt een week. Dat is vijf extra uren besteed aan het uitvoeren van de taak. Na de eerste vijf dagen dat de werknemer de taak uitvoert, heeft u echter vijf uur per week vrijgemaakt om aan andere zaken te besteden.

Er is een gebrek aan vertrouwen in de motivatie van werknemers

Een ander onderdeel van de taak van een manager is het ontwikkelen van de capaciteiten van hun medewerkers om toekomstige leiders te identificeren en hun sterke en zwakke punten te ontdekken. Zonder delegatie weet u nooit hoeveel motivatie uw medewerkers hebben.

Ze willen zichzelf onmisbaar maken

Als je je zorgen maakt om jezelf onmisbaar te maken, zou je dat niet moeten zijn. U zijn onmisbaar. Goede managers en leiders zijn notoir moeilijk te vinden, en dus natuurlijk onmisbaar voor organisaties. Als je een leidinggevende functie hebt en je zorgen maakt over je baan, leer dan hoe je een betere leider kunt worden.

Ze vinden het leuk om het werk zelf te doen

Hoewel veel mensen het leuk vinden om het werk zelf te doen, houden ze van het creatieve proces of gewoon van het idee dat ze het resultaat kunnen controleren en er de eer voor kunnen opeisen. Dat is niet het werk van een manager.

Je moet bereid zijn de controle op te geven, te accepteren dat andere mensen andere (en soms betere) manieren hebben om dingen te doen, en je rol als begeleider of opzichter accepteren.Adverteren

Ze voelen zich slecht over het geven van meer werk aan een overbelast personeel

Het gevoel dat uw personeel overbelast of overwerkt is, is vrij normaal voor een manager. Dus als je teamleden meer te doen geeft, kan het voelen alsof je gewoon meer werk aan ze dumpt. Als het echter goed wordt gedaan (daarover later meer), kan delegatie hun motivatie en werkplezier vergroten.

Nu we de vraag hebben beantwoord wat delegatie is, gaan we verder met het tweede deel van de vraag:

Hoe verbetert de delegatie het teambeheer?

Effectieve delegatie is een van de belangrijkste managementvaardigheden die u kunt hebben. De voordelen van goed delegeren gaan dieper dan de verhoogde productiviteit. Deze effecten zijn te zien in:

Meer vertrouwen tussen manager en werknemer

Wanneer u een werknemer de autoriteit en autonomie geeft om een ​​taak uit te voeren, impliceert dit dat u erop vertrouwt dat ze het gedaan krijgen. Er staat ook dat je denkt dat ze competent genoeg zijn om de taak uit te voeren. Deze blijk van vertrouwen bouwt een band op tussen leidinggevende en ondergeschikte.

Toename van werktevredenheid

Door taken of opdrachten aan uw teamleden te delegeren, kunnen ze eigenaar worden van en trots zijn op hun werk. Niemand wil gezien worden als een radertje in de machine, die een job doet die iedereen zou kunnen doen. Door ze de verantwoordelijkheid en het gezag te geven om de klus te klaren , zullen ze een heel eind helpen om trots te zijn op hun werk .

Verhoogde motivatie

Door taken te delegeren aan de juiste medewerkers, worden zij eigenaar van het resultaat. Dit is hun kans om te schitteren. Iedereen wil lof van de baas, en wetende dat het resultaat dat ze bedenken zal worden geëvalueerd als een weerspiegeling van zichzelf, is een grote motivatie.

Meer tijd voor andere belangrijke activiteiten

Net als een kapitein van een schip beoordelen leiders de omstandigheden, bepalen ze de koers en sturen ze het schip. Ze kunnen inspringen als er een man naar beneden is, maar hun belangrijkste taak is om zich zorgen te maken over het grote geheel. Laat je bemanning zich zorgen maken over het peddelen, en je zorgt er gewoon voor dat ze de goede kant op gaan.

Op deze manier kunt u tijd vrijmaken om deel te nemen aan belangrijkere activiteiten.

Nieuwe vaardigheden ontwikkelen bij uw teamleden

Een deel van de taak van elke manager is om uw medewerkers te helpen leren en groeien. Naarmate werknemers perfectioneren en hun vaardigheden uitbreiden, worden ze waardevoller voor het bedrijf en de branche als geheel. Dit maakt deel uit van hun loopbaanontwikkeling. Het maakt je team ook veel flexibeler.

Geweldige evaluatietool

Als manager is het een deel van je taak om toppresteerders en degenen die promotie verdienen te identificeren. Je moet ook nadenken over wie je moet vervangen als je gepromoveerd wordt. Door verantwoordelijkheden te delegeren aan uw medewerkers, bent u in een uitstekende positie om te zien wie de koe bij de horens vat en wie alleen het absolute minimum doet.Adverteren

Alles bij elkaar genomen kunnen de positieve effecten van delegatie een synergetisch effect hebben op de efficiëntie, productiviteit en winstgevendheid van een organisatie.

Hoe op de juiste manier te delegeren?

We hebben het gehad over wat delegatie is en de voordelen ervan, maar hoe kunt u een effectieve delegator zijn en profiteren van de voordelen die we hebben besproken? Hier zijn enkele effectieve delegatietechnieken om u op weg te helpen.

1. Begin bij het resultaat en ga achteruit

Begin bij het delegeren van een nieuwe verantwoordelijkheid aan een medewerker eerst uit te leggen hoe het resultaat eruit moet zien. Bijvoorbeeld: ik ga jou de leiding geven over X, en het doel van X is om ABC binnen twee weken om te zetten in DEF en voor minder dan $ 100. Dit is een manier om het doel te stellen zonder hen te vertellen hoe ze het moeten bereiken.

2. Geef uw werknemers autonomie

Dit kan moeilijk zijn voor managers, maar u moet proberen een stap terug te doen en te erkennen dat er veel verschillende manieren zijn om een ​​probleem op te lossen. Door ze hun eigen manier te laten vinden om het te doen, zullen ze leren en zal er vaak een beter resultaat zijn.

3. Geef ze de autoriteit om te doen wat je vraagt

Dit is erg belangrijk! Het delegeren van de verantwoordelijkheid voor een taak zonder hen de bevoegdheid te geven die nodig is om het te voltooien, is eigenlijk gewoon meer werk op een werknemer dumpen. In plaats van de motivatie en werktevredenheid te vergroten, creëer je wrok en woede.

4. Match hun persoonlijkheid en vaardigheden

Geef een introverte persoon niet de taak om een ​​vergadering te leiden. Geef de extraverte ook niet de leiding over de boekhouding. U moet een goed beeld hebben van wie uw medewerkers zijn en over welke vaardigheden zij beschikken. Delegeer de juiste taak aan de juiste persoon.

5. Zorg ervoor dat ze over de juiste middelen beschikken

Zorg ervoor dat de mensen die u delegeert voldoende tijd, geld, training, benodigdheden, werkruimte en hulp van anderen hebben om de klus te klaren. Als ze dat niet doen, ligt het falen niet aan hen, maar aan jou.

6. Toezicht houden, niet micromanagen

De beste manier om dit te doen, is door een tijdlijn vast te stellen met regelmatige check-ins. Dit geeft de werknemer autonomie terwijl hij toch verantwoordelijk wordt gehouden voor het voortschrijdende project. Het stelt de medewerker ook in staat om met regelmatige tussenpozen vragen te stellen en input te krijgen.

7. Creëer een motiverende omgeving

De meest succesvolle delegators zijn degenen die weten wanneer ze een cheerleader of coach moeten zijn en wanneer ze moeten ingrijpen of een stap terug moeten doen. Ze zijn er ook om vier de successen .

8. Wees tolerant voor fouten

U zult nooit innovatie hebben zonder het nemen van risico's, en u kunt geen risico's nemen zonder fouten. Wees tolerant en gebruik fouten als leermiddel, niet als iets om bang voor te zijn.Adverteren

Tot nu toe hebben we het wat, waarom en hoe van delegeren behandeld, maar hoe beslissen we welke taken moeten worden gedelegeerd?

Weten wat wel en niet mag worden gedelegeerd

Er zijn een paar verschillende gedachten over dit onderwerp, een mening is dat, at op een gegeven moment moet alles wat kan worden gedelegeerd zijn; met zeldzame uitzondering.

Wat moet worden gedelegeerd?

Voer een audit uit met behulp van de zes T's om te bepalen welke taken het meest logisch zijn om te lossen.^[3]

1. Klein

Dit zijn taken die zo klein zijn dat ze onbelangrijk lijken om aan te pakken, maar ze tellen op. Ze zijn nooit belangrijk of urgent, en zelfs als ze maar een paar minuten duren, halen ze je uiteindelijk uit de stroom van meer strategisch werk. U kunt zich bijvoorbeeld inschrijven voor een conferentie of evenement, het toevoegen aan uw agenda en het hotel en de vlucht boeken - op zich neemt elk van deze dingen misschien niet veel tijd in beslag, maar samen tellen ze allemaal op.

2. Vervelend

Taken die relatief eenvoudig zijn, zijn waarschijnlijk niet de beste besteding van uw tijd. Zeer eenvoudige taken kunnen (en moeten) door iedereen behalve u worden afgehandeld.

Het handmatig invoeren van een lijst met 100 items in een spreadsheet en deze in kleur coderen of het bijwerken van de KPI's in uw presentatiedeck zijn allemaal eenvoudige taken die kunnen worden uitgevoerd.

3. Tijdrovend

Dit zijn taken die, hoewel ze belangrijk en zelfs enigszins complex kunnen zijn, tijdrovend zijn en waarvoor u niet de eerste 80% van het onderzoek hoeft te doen. U kunt eenvoudig ingrijpen wanneer de taak voor 80% is voltooid en goedkeuring, toezicht en/of richting geven aan de volgende stappen.

4. Leerbaar

Deze taken, hoewel ze op het eerste gezicht ingewikkeld lijken, kunnen in een systeem worden vertaald en doorgegeven, waarbij u nog steeds zorgt voor kwaliteitscontroles en definitieve goedkeuring.

Als u bijvoorbeeld een van uw directe ondergeschikten leert hoe u het presentatiedeck voor de maandelijkse vergadering voor iedereen moet opstellen, en zelfs hoe u die updates aan het team kunt bezorgen, kan dit een goede manier zijn om tijd voor uzelf vrij te maken.

5. Vreselijk At

Taken die vallen in een gebied waar u zich niet uitgerust voelt, moeten over het algemeen worden doorgegeven aan iemand met sterke punten op dat gebied. Als u bijvoorbeeld niet zeker weet hoe u het visuele ontwerp van die PowerPoint-dia's voor de teamvergadering moet organiseren, kan iemand in uw team waarschijnlijk tussenbeide komen.Adverteren

6. Tijdgevoelig

Dit zijn taken die tijdgevoelig zijn, maar concurreren met andere prioriteiten. Er is niet genoeg tijd om ze allemaal tegelijk te doen, dus u delegeert een belangrijke en tijdgevoelige taak die parallel aan uw andere projectgebaseerde deadlines kan worden gedaan.

Als u bijvoorbeeld uw iPad na een vlucht in het vliegtuig laat zitten en eraan werkt om hem te herstellen voordat hij volledig zoek raakt in de verloren en gevonden afgrond van de luchthaven door dagelijks de klantenservice te bellen, kan veel tijd kosten en kan worden gedelegeerd aan een ondergeschikte.

Wat mag niet worden gedelegeerd?

In tegenstelling tot het bovenstaande zijn er enkele taken die nooit mogen worden gedelegeerd en altijd onder de verantwoordelijkheid van de manager moeten blijven. Enkele hiervan zijn:

Bedrijfsvisie en missieverklaringen

Deze spelen een belangrijke rol in de reputatie van het bedrijf en dienen zo serieus mogelijk te worden genomen. Daarom is de verantwoordelijkheid voor deze maken moet altijd bij een manager of een andere bedrijfsleider liggen.

Aanwervingsbeslissingen

Te veel managers vertrouwen op externe bureaus voor hun wervingsbeslissingen. Hoewel vaardigheden belangrijk zijn, is het even belangrijk om te evalueren hoe een werknemer in de bedrijfscultuur past, en dit kan het beste face-to-face gebeuren.

Onboarding van medewerkers

Het is belangrijk dat managers een actieve rol spelen om nieuwe medewerkers zich welkom te laten voelen. Ze moeten altijd beschikbaar en toegankelijk zijn voor nieuwe medewerkers.

Discipline

Het doorgeven van disciplinaire taken aan een administratief medewerker of HR is vaak een teken van slechte managementvaardigheden. Leidinggevenden kunnen over het algemeen meer respect van medewerkers krijgen door dit zelf aan te pakken.

Functioneringsgesprekken

Het is een slechte dienst voor alle betrokkenen om werknemers hun eigen beoordelingen te laten doen en ze alleen maar af te melden. Managers dienen persoonlijk betrokken te worden bij dit proces om er het maximale uit te halen.

Gevolgtrekking

Op het eerste gezicht kan delegatie meer problemen lijken dan het waard is. Als het echter op de juiste manier wordt uitgevoerd, maken de omvang, de breedte en de kwaliteit van het geleverde werk het ongemak meer dan goed.

Je zult versteld staan ​​van wat er gebeurt als je de werkdruk zo regelt dat jij je alleen kunt focussen op de taken met de hoogste prioriteit terwijl anderen werken aan zinvolle en uitdagende opdrachten.Adverteren

Door de praktijken te implementeren waar we het hier over hebben gehad, kun je de juiste projecten op de juiste manier aan de juiste mensen delegeren, en dat is een recept voor succes.

Meer tips over het delegeren van taken

• Hoe taken effectief te delegeren (stapsgewijze handleiding)
• Werk delegeren: wat delegeren en wat niet?
• Het belang van het delegeren van leiderschap (en hoe op de juiste manier te delegeren)

Uitgelichte foto tegoed: CoWomen via unsplash.com

Referentie