Terwijl je gaat zitten om dit artikel te lezen, vermoed ik dat je vandaag al minstens één keer afleiding op het werk hebt ervaren, waarschijnlijk meer dan eens.

De kans is groot dat je wordt onderbroken voordat je dit artikel daadwerkelijk hebt gelezen.

De simpele waarheid is dat we allemaal elke dag te maken krijgen met afleiding op het werk, en meestal elk uur, iets of iemand kan ervoor zorgen dat je wordt afgeleid.

Met zoveel vergaderingen om bij te wonen, gesprekken of invallen van collega's, telefoontjes, e-mails, sociale meldingen en talloze andere onderbrekingen, kan het vaak een echte uitdaging zijn om productief te blijven en de belangrijke dingen voor elkaar te krijgen.

Afleiding verlaagt onze productiviteit en energie.

Ze beïnvloeden ons vermogen om ons te concentreren en lang genoeg aan projecten of taken vast te houden om ze te doorstaan.

Als je nadenkt over je werkweek, weet ik zeker dat je 5 tot 10 dingen of mensen kunt opnoemen die voor afleiding op het werk hebben gezorgd.

Maar hoeveel van die afleidingen zijn door uzelf veroorzaakt en hoeveel zijn het gevolg van uw werkomgeving?

Inhoudsopgave

1. Waarom zou u zich moeten ontdoen van afleiding op het werk?
2. 7 veelvoorkomende afleidingen op het werk (en hoe ze aan te pakken)
3. Bottom Line
4. Meer over gefocust blijven

Waarom zou u zich moeten ontdoen van afleiding op het werk?

Bijna 3 op de 4 werknemers (70%) geeft toe dat ze zich afgeleid voelen op het werk, en 16% van de mensen zegt dat ze bijna altijd afgeleid zijn.^[1]

De impact van afleiding op de werkplek, volgens het rapport, omvatte:

• 54% zei dat ze niet zo goed presteren als zou moeten
• 50% zei dat ze aanzienlijk minder productief zijn
• 20% zei dat ze niet in staat zijn om het volledige potentieel te bereiken en vooruitgang te boeken in hun carrière

Hetzelfde onderzoek van Udemy noemde de belangrijkste voordelen van het verminderen van afleiding op de werkplek van de geïnterviewden:

• 75% gaf aan dat ik meer gedaan krijg en productiever ben
• 57% gaf aan dat ik gemotiveerd ben om mijn best te doen
• 51% gaf aan dat ik meer vertrouwen heb in mijn vermogen om mijn werk goed te doen
• 49% gaf aan dat ik gelukkiger ben op het werk
• 44% gaf aan dat ik werk van hogere kwaliteit lever

De belangrijkste afleidingen die door Udemy for Business in hun onderzoek werden geïdentificeerd, waren spraakzame collega's (geciteerd door 80% van de ondervraagde werknemers) en kantoorlawaai (70%).

Vergaderingen kregen de schuld van lage productiviteit door 60% van de respondenten, terwijl 58% zei dat, hoewel ze geen sociale media nodig hebben om hun werk te doen, ze de werkdag niet konden doorkomen zonder platforms zoals Facebook, Twitter en Instagram.

7 veelvoorkomende afleidingen op het werk (en hoe ze aan te pakken)

Uit een onderzoek uit 2016 onder 2000 wervings- en HR-managers in de VS door CareerBuilder bleek dat smartphones (55%), internet (41%), roddels (37%), sociale media (37%), collega's die afhaakten, de grootste boosdoeners waren. (27%), rook- of snackpauzes (27%), e-mail (26%), vergaderingen (24%) en luidruchtige collega's (20%).^[2]

Bijna driekwart van de werkgevers die door CareerBuilder werden ondervraagd, zei dat er twee of meer uren per dag verloren gingen aan productiviteit vanwege afleiding op de werkplek, waarbij bijna de helft (43%) schatte dat ze drie of meer uren per dag verloren.

Uit een onderzoek onder 2000 mensen door de financiële managementdienst Think Money in het VK blijkt dat een derde van de werknemers tot drie uur per dag afgeleid is op het werk.^[3]

Dus stel je voor dat je minder afleiding op je werk hebt gehad en je in staat zou zijn om je focus te vergroten en meer van je beste werk gedaan te krijgen.

Met deze enquêtes over afleiding op de werkplek in gedachten, heb ik de 7 belangrijkste afleidingen geïdentificeerd waarmee u momenteel waarschijnlijk wordt geconfronteerd, en enkele bruikbare strategieën om u te helpen deze te overwinnen om uw productiviteit en creativiteit te verhogen:

1. Praatzieke collega's

Het opbouwen van relaties met uw team en uw collega's op het werk is essentieel.

Dagelijkse gesprekken zijn belangrijk voor het opbouwen van een vriendelijke, collaboratieve cultuur en sfeer op kantoor, maar het is gemakkelijk om verstrikt te raken in eindeloze gesprekken en roddels.Adverteren

Als uw deur altijd open staat, is het heel gemakkelijk voor iemand om het kantoor binnen te komen om vragen te stellen, wat u weghoudt van uw productieve werk.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Als je problemen hebt met aanhoudend spraakzame of afleidende teamleden, probeer dan een discreet gesprek met hen te hebben over de impact die het op je dag heeft.

U kunt ook uw kantoordeur sluiten als u die heeft. Een andere methode die u kunt gebruiken als u gefocust en geconcentreerd moet zijn, is door een koptelefoon op te zetten (als uw kantoor dit toelaat).

2. Kantoorlawaai

Onderzoek door Kim en de Dear van de Universiteit van Sydney onthulde dat 30 procent van de werknemers in cabines en ongeveer 25 procent in kantoren zonder scheidingswanden niet tevreden waren met het geluidsniveau op het werk.^[4]

Uit onderzoek van Ipsos en het Workspace Futures Team van Steelcase blijkt dat 85% van de mensen ontevreden is over hun werkomgeving en zich niet kan concentreren. Van de ondervraagden zei 95% dat privé werken belangrijk voor hen was, maar slechts 41% zei dat ze dat konden, en 31% moest het kantoor verlaten om het werk af te krijgen.^[5]

Meer dan 10.000 werknemers in 14 landen werden ondervraagd, en de belangrijkste bevindingen toonden ook aan dat:

• Kantoormedewerkers verliezen 86 minuten per dag door afleiding
• Veel werknemers zijn ongemotiveerd, onproductief en overmatig gestrest
• Ze hebben weinig capaciteit om creatief en constructief te denken en te werken

Als je in een groot of klein kantoor werkt, weet ik zeker dat je hebt ervaren dat kantoren erg luid kunnen worden, of het nu gaat om gesprekken, telefoontjes, muziek of andere geluiden.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Als je een kantoor hebt, is het eenvoudigste om de deur te sluiten, zodat je wat privacy en gefocuste, rustige tijd hebt.

Als je collega's hebt waarvan je weet dat ze veel lawaai maken, kun je ze dan benaderen en een rustig gesprek voeren over hoe hun acties je concentratievermogen beïnvloeden? Moet je werken vanaf je bureau?

Als je een specifiek project hebt waar je aan moet werken waar je stille, ononderbroken tijd nodig hebt, verken het werken vanuit een stille ruimte in je gebouw.

Alternatieven zijn thuiswerken (indien mogelijk) of vanaf een andere locatie zoals een park of café.

Er zal altijd lawaai zijn in een kantoor en meestal zal het draaglijk zijn, maar af en toe moet je je omgeving veranderen om je belangrijkste werk gedaan te krijgen.

3. E-mailverbruik

Volgens Tim Ferriss hebben we t nodig:

e-mailconsumptie en -productie beperken. Dit is de grootste enkele onderbreking in de moderne wereld.

We weten allemaal hoe afleidend e-mail kan zijn.

Hoeveel e-mails ontvangt en verzendt u op een normale dag?

Klinkt dit bekend?

Je werkt aan een belangrijk project en je krijgt een melding dat je een e-mail hebt ontvangen.

Nu heb je twee keuzes.

Je kunt stoppen met wat je aan het doen bent en je focus verbreken en de e-mail lezen, of je kunt bij je taak blijven en de e-mail later bekijken.Adverteren

Veel mensen gaan zo hun hele dag door. Ze zijn volop bezig met iets belangrijks en dan verschijnt er een e-mailmelding.

Je stopt met waar je mee bezig bent, schakelt over naar je inbox en leest de e-mail, vaak een e-mail die totaal irrelevant is en niets bijdraagt ​​aan je huidige prioriteiten.

Deze e-mails kunnen een constant gevoel van drukte creëren en zullen aan het eind van de dag vaak resulteren in onafgemaakte projecten.

Dit kan op zijn beurt het gevoel creëren dat we niet echt een productieve dag hebben gehad.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Tijdblokkering

Reserveer een bepaalde hoeveelheid ononderbroken tijd om aan een project of taak te werken. Spreek af om gedurende deze periode geen e-mails te bekijken (of telefoontjes te beantwoorden).

Op advies van Tim heb ik besloten om maar twee keer per dag mijn e-mail te checken. Het heeft nu al een enorme impact. Dit is wat ik voorstel:

Werken in offline modus

Zet je computer of laptop in de offline modus en laat de e-mailberichten zich ophopen in je inbox totdat je klaar bent om ze te beantwoorden.

In plaats van e-mails één voor één te bekijken en te beantwoorden, laat u ze verzamelen en besteedt u vervolgens gerichte tijd aan het verwerken en beantwoorden van de e-mails.

Het beantwoorden van batch-e-mails kost minder tijd dan om ze één voor één te beantwoorden, en het stelt u in staat om gefocust te blijven op het betreffende project zonder afgeleid te worden.

Controleer e-mail op bepaalde tijden elke dag

Deze methode is geïntroduceerd door een aantal van mijn klanten voor ondernemerscoaching en het heeft hen geholpen tijd vrij te maken en meer gefocust te blijven.

Uw werkomstandigheden zullen anders zijn, dus het is belangrijk om een ​​proces te vinden dat voor u en andere leden van uw team werkt.

Een methode is om twee specifieke tijden per dag te hebben om uw e-mails te controleren, een andere misschien drie keer per dag - 's ochtends, tijdens de lunch en in het uur voordat u vertrekt, om ervoor te zorgen dat u helemaal bij bent.

Als u besluit deze techniek te implementeren, is het verstandig om een ​​afwezigheidsbericht te maken.

Controleer niet eerst uw e-mail

Deze techniek kan moeilijk te implementeren zijn, afhankelijk van uw omstandigheden, maar als u kunt, zult u veel productiever zijn. Dit is waarom .

In plaats van eerst je e-mail te checken, kun je deze kostbare tijd besteden wanneer je meer energie hebt en meer gefocust bent aan je een of twee grootste prioriteiten van de dag.

4. Smartphone-gebruik (en andere apparaten)

Voortdurend naar je telefoon kijken onderbreekt de workflow en focus.Adverteren

Volgens recent onderzoek van Deloitte checkt de gemiddelde persoon 47 keer per dag zijn of haar smartphone.^[6]

Als je het gemiddelde van 47 keer per dag gebruikt en je hebt een werkdag van 8 uur, dan betekent dat dat je misschien bijna 6 keer per uur op je telefoon kijkt.

Dat is genoeg om iemand af te leiden.

We weten allemaal dat smartphones en andere apparaten ons vaak onderbreken en onze aandacht afleiden van het project of de taak waaraan we werken.

Het is gemakkelijk om regelmatig een pauze te nemen van onze belangrijke taken om onze telefoons, horloges en andere gadgets te controleren.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Verplaats je telefoon ergens anders heen

Het is erg verleidelijk om onze telefoons te checken, zelfs als we aan een belangrijk project werken.

De oplossing? Leg je telefoon in een la of verplaats hem op armlengte, zodat je niet in de verleiding komt om er snel naar te kijken.

Schakel meldingen uit

Schakel alle meldingen uit die geen onmiddellijke aandacht vereisen, met name meldingen op sociale media. Dit omvat e-mail als je dat ook op je telefoon hebt ingesteld.

Als sommige meldingen er echt toe doen, maak ze dan stil en verberg ze voor je vergrendelingsscherm.

5. Sociale media

Hoeveel tijd besteedt u op het werk aan sociale media? Instagram, LinkedIn, Twitter, Facebook, Pinterest… De lijst met apps en websites die samen zoveel van onze aandacht opeisen is bijna eindeloos.

Er is een constante stroom van informatie beschikbaar, van onze vrienden en collega's, van nieuwsuitzendingen, van onze bedrijven. Sommige van je collega's checken nu waarschijnlijk hun sociale media terwijl je dit artikel leest.

In een TED Talk door Cal Newport, auteur van Diep werk , hij zei op sociale media gaan is als naar het casino gaan .

Je anticipeert op het krijgen van likes en je komt eruit. Je gaat weer denken, de volgende keer krijg ik de beloning. De volgende keer krijg ik de beloning. De volgende keer krijg ik de beloning. En je zit gewoon te wachten tot er een melding komt, zodat je terug kunt gaan.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Probeer, net als uw smartphonegebruik en e-mail, specifieke tijdframes of parameters in te stellen wanneer u sociale media controleert.

Zorg ervoor dat alle meldingen zijn uitgeschakeld wanneer u gerichte, productieve tijd aan een specifieke taak of project moet besteden.

Bekijk dit artikel voor meer informatie: 9 stappen om de verbinding met sociale media te verbreken en weer contact te maken met het leven

6. Vergaderingen

Tijdens een drukke week is het laatste wat een leider of manager wil, een of twee uur verspild aan een onproductieve vergadering.

Als ik je zou vragen wat de meest efficiënte manier zou zijn om inefficiënt te zijn, zou ik zeker zeggen dat velen van jullie slechte vergaderingen zouden zeggen.Adverteren

Vergaderen kost tegenwoordig meer werkuren dan ooit tevoren. De meeste medewerkers wonen 62 vergaderingen per maand bij, maar de helft daarvan wordt als tijdverspilling beschouwd.

In totaal wordt er in een gemiddelde maand 31 uur besteed aan onproductieve vergaderingen, waarbij 91 procent van de werknemers zich schuldig maakt aan dagdromen, terwijl 39 procent heeft toegegeven in slaap te zijn gevallen.^[7]

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Om vergaderingen productief en de moeite waard te laten zijn, is het essentieel dat elke vergadering een duidelijke agenda en leider heeft.

Ik heb meer geschreven over hoe je een productieve vergadering kunt houden in het artikel: Hoe u teamvergaderingen op de meest productieve manier leidt

7. Multitasken

We moeten allemaal af en toe multitasken, maar hoe minder we het doen, hoe beter.

Multitasken vermindert productiviteit en creativiteit. In een artikel voor de Harvard Business Review merkt Peter Bregman op dat onze productiviteit met 40% daalt als we ons op meerdere dingen tegelijk proberen te concentreren.^[8].

Volgens Gloria Mark duurt het gemiddeld ongeveer 25 minuten (23 minuten en 15 seconden om precies te zijn) om na een onderbreking terug te keren naar de oorspronkelijke taak.^[9]

Multitasken vertraagt ​​ons en vermindert focus, energie en productiviteit. Onze hersenen kunnen het simpelweg niet effectief aan om tegelijkertijd aan taken te werken.

Hoe gefocust te blijven en de afleiding te verminderen?

Werk in blokken van tijd. Het minimaliseert de hoeveelheid afleiding die wordt geplaatst op onze steeds meer verbonden levens. Het beschermt ons niet alleen tegen de afleiding van anderen, maar ook tegen de afleidingen die we zelf hebben veroorzaakt.

Tijdblokkering is een opzettelijke hoeveelheid tijd reserveren voor specifieke projecten of taken en een opzettelijke inspanning leveren om de afleiding of tussenwerpsels van anderen die focus niet te laten breken.

Nadat dat tijdsblok voorbij is, neem je een geplande pauze en begin je aan het volgende blok met geconcentreerde tijd. Elk blok van gerichte tijd is gewijd aan één taak/project of een reeks vergelijkbare taken.

Ik gebruik de 60-60-30 methode voor tijdblokkering:

Werk 50 minuten en neem 10 minuten pauze. Werk nog 50 minuten en neem nog eens 10 minuten pauze. Neem vervolgens 30 minuten de tijd om op te laden, wat kan betekenen dat u gaat lunchen, een wandeling maakt enz.

Gebruik de Techniek tomaat om u te helpen in tijdsblokken te werken.

Bottom Line

Afleiding op de werkplek zal nooit verdwijnen. Om onze tijd effectief te gebruiken en de productiviteit en creativiteit te verhogen, is het essentieel dat we begrijpen wat ons afleidt en de systemen creëren om dit te stoppen.

Ik weet zeker dat je je kunt identificeren met ten minste een van de afleidingen die in dit artikel worden benadrukt.

Hopelijk zullen sommige teams u helpen afleiding op het werk te voorkomen en u effectiever en productiever te maken.

Meer over gefocust blijven

• Hoe te stoppen met multitasken en veel productiever worden?
• Productief zijn op het werk: 9 basisregels
• 10 slimste productiviteitssoftware om uw werkprestaties te verbeteren
• 30 beste productiviteitsboeken die u moet lezen om uw productiviteit te verhogen

Uitgelichte foto tegoed: Proxyclick bezoekersbeheersysteem via unsplash.com

Referentie